Telefonservice & Büroservice | Der tel-inform Blog

Schwarze Schafe ausschalten

Die Callcenterbranche ist in den letzten Jahren immer größer geworden und ist mittlerweile in fast jedem Bereich zu finden.
Viele Firmen setzen Call Center ein um die Kundenbindung zu stärken und machen z.B. regelmäßige Umfragen zur Kundenzufriedenheit. Andere nutzen das Callcenter um neue Kunden zu werben oder bestehende Kunden über Neuheiten zu informieren.

Zusätzlich nutzen immer mehr Firmen einen Büroservice, beziehungsweise einen Telefonservice für die Gesprächsannahme und Terminvereinbarung. Dabei werden die Kunden in ein Callcenter umgeleitet wenn der gewünschte Ansprechpartner grade nicht erreichbar ist. Dort werden dann die Anliegen aufgenommen und an den entsprechenden Ansprechpartner weitergeleitet.
Anrufe aus dem Hinterhof … Weiterlesen »

Wenn Sie diese oder eine ähnliche Situation auch kennen, dann ist für Sie als Unternehmer unser Telefonservice genau die richtige Lösung.

Grade bei Kleinunternehmen ist es doch häufig so, dass es kein Sekretariat gibt, welches sich um die eingehenden Anrufe kümmert und diese weiterleitet oder aber nur die wirklichen Kernzeiten können abgedeckt werden.

Aber was machen Sie als Unternehmen in den Zeiten vor 09 Uhr oder nach 16 Uhr?

Die Anrufe auf sein Handy umzuleiten ist in Notfällen vielleicht möglich, aber auf Dauer doch recht anstrengend und nicht umsetzbar.

Ist man beim Kunden kommt noch dazu, dass es für Ihr gegenüber doch recht negativ … Weiterlesen »

Ich habe mich in meinem letzten Blogbeitrag “mit einem Lächeln in der Stimme” beschäftigt.

Aber wie wird dieses Lächeln erzeugt?

Natürlich in erster Linie durch die richtige Einstellung zu seinem Beruf und permanentes Training, bei dem man immer wieder Tipps bekommt wie man sich und somit auch den Telefonservice verbessern kann.

Aber man muss sich natürlich auch jeden Tag aufs Neue selbst motivieren und wer kennt es nicht: Es gibt Tage da kann es schwierig werden.

Jeder von uns muss jeden Tag seine kleinen und größeren Probleme bewältigen und es ist … Weiterlesen »

Haben Sie sich schon einmal die Frage gestellt:

„Was ist mir wichtig wenn ich in einer Firma anrufe?“

Die meisten werden sofort sagen: „Kompetenz und Fachwissen“

Sie werden aber bei einem Telefonat in den seltensten Fällen direkt den Chef in der Leitung haben. Der Anruf wird meist vorbearbeitet:

• Sekretärin
• Vorzimmerdame
• Telefonservice

Diese Personen haben aber in den allerseltensten Fällen das Fachwissen, welches Sie in dem Moment wo sie anrufen benötigen. Und selbst wenn Sie direkt beim Chef auskommen ist es doch meistens so, dass er durch das Telefon in seiner vorherigen Arbeit unterbrochen wurde. Das Wichtigste ist also, dass Sie sich als Kunde trotzdem gut beraten und … Weiterlesen »

Dieser Meinung sind immer noch sehr viele Leute wenn man ihnen von seinem Job erzählt.

Dabei ist es gerade in der Call Center Branche überaus wichtig, dass man geschultes und qualifiziertes Personal hat. Zusätzlich muss man den Umgang mit Kunden am Telefon einfach mögen. Jegliche Stimmungsschwankung die ich als Agent an den Tag lege, übertrage ich unbewusst direkt an den Kunden. Der Kunde merkt das allerdings sofort, was dazu führen kann dass das Gespräch vom Positiven ins Negative kippt.

Im Outbound, wo es darum geht den Kunden aktiv anzusprechen, ist es oft nötig etwas forscher mit dem Gegenüber zu sprechen.
Man versucht den … Weiterlesen »

Wie wichtig die Kommunikation in Unternehmen sein kann ist vielen Unternehmern nicht bewusst. Die Telefonzentrale wird halbherzig personell besetzt und Kosten für hochwertige Technik eingespart. Ein offenherziger und professioneller Empfang am Telefon ist jedoch nichts besonderes sondern ein absolutes Muß.

Besonders in Zeiten der Wirtschaftskrise in der Unternehmer knappen Finanzmitteln und verschwinden Umsätzen kämpfen ist es wichtig sein grundlegendes Unternehmenskonzept im Auge zu behalten. Eine reine Auftrennung in Marketing & Vertrieb sowie Leistungserfüllung & Bürokratie ist längst hinfällig. Was früher Standard war ist heute wegrationalisiert.  Durch den Versuch auf dem heutigen Markt mit Kosteneffizienz weiterzukommen wird der Punkt Unternehmenskommunikation oft gar nicht beachtet. Ein faszinierender … Weiterlesen »

Für Rechtsanwälte ist der telefonische Kontakt sehr wichtig. Mandanten rufen kurzfristig an um wichtige Informationen weiterzugeben oder Termine über das Telefon zu vereinbaren. Doch Anwaltskanzleien sind verschieden aufgestellt. Ob nun eine kleine Kanzlei oder eine Gemeinschaft von 30 Aktiven, die Kommunikation weist oft große Potentiale auf.

Vom Anwalt, der nebenbei aus dem Homeoffice agiert bis hin zu großen Gemeinschaftskanzleien und Zusammenschlüssen findet sich alles auf dem Markt. In punkto Telefonservice und Unternehmenskommunikation unterscheiden sich drei verschiedene Gruppen:

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Nach der Wirtschaftskrise müssen in vielen Unternehmen Kosten gesenkt werden um weiter bestehen zu können. Doch wo wird angesetzt?

Alle Bereiche des Unternehmens sollten zumindest eine Daseinsberechtigung haben und somit auch nicht so ohne weiteres abgebaut oder verkleinert werden können. Nun zwingt das unternehmerische Denken und der Druck aus Sicht der Finanzen zu Handeln.

Das Sekretariat kümmert sich um das Alltagsgeschäft. Posteingang, Email-Kommunikation und Telefonservice. Durch den Einsatz eines externen Sekretariatsservice können hier Aufgaben kosteneffizient nach außen abgegeben werden.

Die direkte Kommunikation mit dem Kunden per Mail kann scheinbar kein Externer optimal ersetzen. Gleiches gilt auch für die Mails. Doch das Telefon ist … Weiterlesen »

Als Angestellter verdient man sich gern ein paar Euro über eine Nebentätigkeit dazu. Verfügt man über Qualifikationen in speziellen Bereichen, so ist es durchaus möglich das monatliche Einkommen mit wenig Aufwand aufzubessern.

Wenn das Konzept erfolgreich ist wird meist ausgeweitet und die Nebentätigkeit nimmt zunehmend mehr Zeit in Anspruch. Begleitend zu der eigentlichen Tätigkeit gibt es in Deutschland die bürokratische Seite, welche nach einer korrekten Umsetzung verlangt.

40 Stunden Arbeit die Woche beim Arbeitgeber, Nebenerwerb und zusätzlich noch die komplette Buchhaltung, Postbearbeitung, Rechnungsstellung etc. Dies nimmt oft die Motivation am Ball zu bleiben. Daher werden, den Erfolg im Nebenerwerb vorausgesetzt, die kleinen nervigen Aufgaben gern an … Weiterlesen »

Arztpraxen sind oft überlastet. Patienten beschweren sich über die langen Wartezeiten am Telefon und die verbesserungswürdige Erreichbarkeit. Der Telefonservice in Arztpraxen wird oft nur halbherzig umgesetzt, da der Andrang ohnehin oft hoch genug ist.

Die telefonische Erreichbarkeit in einer Arztpraxis sicherzustellen ist aufgrund der Anrufwellen kaum möglich. Äußere Einflüsse wie z.B. Krankheitswellen sorgen für einen unkalkulierbaren Patientenandrang. Schnell sind die Kapazitäten der Mitarbeiter erschöpft und der Telefonservice liegt bracht. Für die Verantwortlichen ist es unwirtschaftlich weitere Mitarbeiter für solche Anrufspitzen einzustellen – Zudem ist dies kaum planbar.

Besonders in Arztpraxen bietet es sich an den Telefonservice eines Call Centers zu nutzen. Hier … Weiterlesen »

Oft bieten Handwerker ihren Kunden die Möglichkeit auch außerhalb der regulären Geschäftszeiten tätig zu werden. Die Dienstleistung beschränkt sich meist auf wichtige und akute Fälle.

Ist das Rohr verstopft, es tropft aus der Decke oder der Strom ist weg, sollte man sich auf seinen regionalen Handwerker verlassen können. Im Fall der Fälle findet man die Handynummer auf der Visitenkarte des Anbieters. Doch ist dieser immer erreichbar? Und welchen Eindruck macht der mitten in der Nacht angerufene, bestenfalls noch genervte Ansprechpartner am Telefon?

Unser Handwerker Telefonservice sorgt für eine Erreichbarkeit 24 Stunden am Tag an 7 Tagen der Woche. Telefonate werden außerhalb der … Weiterlesen »

Sie vermarkten Ihre Produkte und Dienstleistungen und wünschen sich bessere Ergebnisse?

Ein gutes Marketing ist nicht zwingend an wirtschaftlichen Erfolg gebunden. Eine gute Onlinekampagne ist fast immer ausbaufähig und und klassisches Offlinemarketing bietet ebenfalls hohes Optimierungspotential.

Wenn die Marketingergebnisse verbesserungswürdig sind wird oft das Budget erhöht oder gekürzt. Der klassiche Schnellschuss. Die Verantwortlichen haben jedoch die Aufgabe die Ergebnisse in den vorherigen Ebenen zu tunen. Speziell beim Onlinemarketing kann tatsächlich von “tunen” gesprochen werden, da mit Fingerspitzengefühl, den richtigen Tools und der Fähigkeit Zusammenhänge zu erkennen Quantensprünge erzielt werden können.

Im Onlinemarketing werden Besucher i.d.R. auf s.g. Landingpages geführt und bekommen dort exakt die Inhalte … Weiterlesen »

Als Nutzer des Telefonsekretariats von tel-inform ist es möglich von verschiedensten Apparaten auf unsere Telefondienste weiterzuleiten. Dabei ist sogar die Weiterleitung vom Handy zu tel-inform möglich.

Die Realisierung ist so einfachwie genial, da jeder Kunde eine eigene tel-inform Rufnummer bekommt. Jede Nummer ist speziell für den Kunden eingerichtet und somit kann der Telefonservice von allen Amtsleitungen aus genutzt werden. Dabei achten wir auf die Nutzung von klassichen Telefonleitungen und meiden VOIP aufgrund der möglichen Qualitätsdefizite.

Besonders als Startup werden Kosten eingespart wo es nur geht. Daher ist oft die Handynummer der Dreh- und Angelpunkt der Kommunikation. Durch die Möglichkeiten bei tel-inform kann … Weiterlesen »

Qualität im Telefonservice stand bei tel-inform immer im Vordergrund.

Unser Qualitätsmanagement ist auf allen relevanten Ebenen tätig. Grundlegend wurde das Gebäude für tel-inform als Callcenter entworfen und aufgebaut. Allein die Raumakustik ist so ausgelegt, dass man kaum Geräusche wahrnimmt. Es ist verblüffend was die Spezialisten in diesem Bereich für Möglichkeiten haben.

Betritt man die Räume der Telefonservice-Abteilung so nimmt man die Gespräche selbstverständlich als örtlich anwesende Person war. Am Hörer sieht es anders aus, denn die geräuschgedämmten Headsets schlucken den kleinen Rest förmlich. Diese Headsets sind richtungsgebunden und nehmen nur den … Weiterlesen »

In Zeiten mit starkem Wettbewerb und der Wirtschaftskrise im Nacken gehen Unternehmer neue Wege um gewinnbringend zu arbeiten. Der Vertrieb ist oft Dreh- und Angelpunkt der ganzen Unternehmensstruktur. Oft wird hier angesetzt, was grundlegend immer richtig ist. Jedoch sollten nicht nur die Neukunden im Fokus stehen, sondern auch eine gewisse, nachhaltige Bestandskundenpflege stattfinden.

Der erste Eindruck zählt – Neukunden rufen gerne an

Um sich ein Bild von einem Dienstleister zu machen, sei es ein SMS-Provider, Webdesigner oder ein Reinigungsunternehmen, wird im ersten Schritt gern die Internetseite angesehen. Dort sammelt man erste Impressionen und erfährt ob der Gewerbetreibende die gesuchte Leistung … Weiterlesen »