Telefonservice & Büroservice | Der tel-inform Blog

Für Rechtsanwälte ist der telefonische Kontakt sehr wichtig. Mandanten rufen kurzfristig an um wichtige Informationen weiterzugeben oder Termine über das Telefon zu vereinbaren. Doch Anwaltskanzleien sind verschieden aufgestellt. Ob nun eine kleine Kanzlei oder eine Gemeinschaft von 30 Aktiven, die Kommunikation weist oft große Potentiale auf.

Vom Anwalt, der nebenbei aus dem Homeoffice agiert bis hin zu großen Gemeinschaftskanzleien und Zusammenschlüssen findet sich alles auf dem Markt. In punkto Telefonservice und Unternehmenskommunikation unterscheiden sich drei verschiedene Gruppen:

• Kleine Kanzleien ohne separates Telefonsekretariat
• Klassische Kanzleien mit Telefonservice und Empfang
• Große Anwaltskanzleien &  Gemeinschaftskanzleien mit professionellem Telefonservice

Kleine Kanzleien ohne separates Telefonsekretariat

Nebenberuflich Rechtsanwälte und auch Anwälte mit sehr kleinen Kanzleien haben oft nicht die Möglichkeit eine gute telefonische Erreichbarkeit sicherzustellen.  Der Telefonservice ist jedoch für Anwälte eine wichtige Kommunikationsschnittstelle. Interessierte wende sich meist telefonisch und suchen eine Rechtsberatung auf dem direkten Weg. Zumindest der Erstkontakt finden auf dem klassischen Weg über das Telefon statt.

Das Einstellen von Anwaltsgehilfen lohnt meist aufgrund der Größe nicht und ist aus wirtschaftlicher Sicht nicht empfehlenswert. Doch wie realisiert der Anwalt die telefonische Präsenz zu den regulären Geschäftszeiten?

Der Telefonservice für Rechtsanwälte als externe Lösung sorgt für die perfekte Erreichbarkeit. Dies ist im Sinne des Kosten-Nutzen eine günstige und flexible Möglichkeit ein altes Problem endlich zu lösen. Der Rechtsanwalt hat bei Außerhausterminen die Möglichkeit das Telefon mit einem Tastendruck zu seinem Anwaltssekretariat weiterzuleiten.

Vor Gerichtsterminen einfach die Weiterleitungstaste drücken...

Termine bei Gericht können mit einem wesentlich besseren Gefühl wahrgenommen werden. Denn: Die Anrufe werden nun nach den eigenen Wünschen bearbeitet und Terminwünsche kompetent weitergegeben. Die Erreichbarkeit ist gesichert. Auch die Arbeiten im Haus,wie die Vorbereitung auf einen Gerichtstermin können ungestört und effektiv zum Ende gebracht werden.

Klassische Kanzleien mit Telefonservice und Empfang

Die klassische Anwaltskanzlei ist durch eine simple und alt bewährte Struktur gut aufgestellt. Der Rechtsanwalt kümmert sich um das Kerngeschäft und die Anwaltsgehilfen übernehmen kleinerer Tätigkeiten, welche den Arbeitsfluss und die Effektivität  beeinflussen. Das Telefon wird meist vorne am Empfang bedient und die Außendarstellung ist durchaus stimmig.

Probleme treten meist in Pausenzeiten und Abwesenheiten der Telefonverantwortlichen auf. Ist keiner am Empfang, so wird das Telefon auch nicht bedient. In Krankheitsfällen wird es meist kompliziert und der Anwalt kommt richtig ins Schwimmen. Fällt das Sekretariat aus, so ist kurzfristig meist keine Lösung greifbar.

Weitere Schwachpunkte dieser Struktur werden deutlich, sobald ein Telefonat geführt wird und ein weiterer Mandant versucht die Kanzlei zu erreichen. Heutzutage sind Besetztzeichen im Businessbereich zu einem Negativmerkmal gweorden. Das Telefonat geht verloren, damit u.U. der Interessent. Auch langfristige Partner können, sofern das Problem systematisch wirkt, an die Grenzen der Geduld gebracht werden.

Für diese klassische und weit verbreitete Größenordnung der Anwaltskanzleien scheint die Basis gegeben zu sein. Das Potential für eine nachhaltig gute Unternehmenskommunikation ist jedoch groß und kann durch folgenden Lösungsansatz sehr kosteneffizient gehandhabt werden. Callcenter für Rechtsanwälte geben die Möglichkeit flexibel und nach Bedarf weiterzuleiten bzw. das Telefon extern bedienen zu lassen. Ein externer Telefonservice für Anwälte ist für mittlere Kanzleigrößen bei kleinsten Kosten ein großes Plus.  Der Telefonservice übernimmt die wichtigsten Aufgaben direkt und gibt alle relevanten Informationen direkt per Mail an die Kanzlei zurück.

Große Anwaltskanzleien & Gemeinschaftskanzleien mit professionellem Telefonservice

Die professionellste Außendarstellung haben sicherlich die richtig großen Kanzleien. Mehrere Rechtsanwälte werkeln im Hintergrund und erledigen die eigentlichen Aufgaben. Die organisierte Struktur hält den Fachleuten den Rücken frei und schafft somit eine hohe Effizienz für das gesamte Unternehmen. Das Telefon ist meist gut bedient – Es kümmern sich mehrere Personen um den optimalen telefonischen Empfang. Nahezu jeder Anruf wird entgegen genommen. Das Konzept ist gut und sehr effektiv. Arbeiten können weitestgehend ungestört zum Ende gebracht werden und die Anwälte konzentrieren sich auf Rechtsthemen und Mandanten.

In großen Kanzleigemeinschaften kann es jedoch auch zu starken Anrufspitzen kommen. Zudem ist der Wirtschaftlichkeit halber das Personal am Empfang knapp kalkuliert. Besonders in Krankheitsfällen zeichnen sich die Schwachstellen schnell und deutlich. Viele Telefonate prasseln auf die Mitarbeiter ein und der Telefonservice kommt in eine problematische Situation.  Der Telefonservice für die komplette Kanzlei ist aufgrund der Zusammenlegung im Gesamtbild belastet und die Mitarbeiter gestresst. Schnell wird klar, dass eine Lösung her muss.

Einen kurzfristigen Ersatz bzw. eine Unterstützung für die Interne Abteilung Büroservice zu finden ist jedoch schwierig. Ein Kampf gegen die Zeit.

Wird nicht frühzeitig vorgesorgt, so sind den Verantwortlichen im akuten Fall die Hände gebunden

Sorgen Sie frühzeitig für den Ernstfall vor!

Hier muss langfristig mit einem Callcenter für Rechtsanwälte vorgesorgt werden. Ein externer Telefonservice sorgt für das Aufrechthalten der telefonischen Erreichbarkeit. Bei kurzen Kapazitätsengpässen zeichnet sich der Dienstleister durch Flexibilität aus. Eine schnelle Reaktion auf den akuten Zustand lässt das Call Center von seinen besten Seiten glänzen. Der Dienstleister übernimmt den Telefonüberlauf der internen Telefonzentrale und agiert nach den Vorgaben und den typischen internen Vorgehensweisen.

Fazit: Jede Kanzlei, unabhängig von Ihrer Größe, hat ein Potential. Die erfolgreiche Kommunikation mit Mandanten und Partnern ist für den unternehmerischen Erfolg grundlegend.

• Die ganz kleinen Kanzleien profitieren vom dauerhaften Gebraucht des externen Telefonsekretariats
• Klassiche Kanzleien verbessern sich in einigen Bereichen und sorgen für Kranheitsfälle vor
• Bei großen Gemeinschaften sollte frühzeitig vorgesorgt werden, da eine Einbindung in die interne Kommunikation gut durchdacht sein muss

Gemeinsam mit Ihnen erstellen wir für Ihre Kanzlei ein individuelles Kommunikationskonzept