Telefonservice, Büroservice und Sekretariatsservice von tel-inform

Geschichte des externen Büroservice

Entstanden ist der Büroservice aus dem eigenen Bedarf heraus.
tel-inform hat von seiner ursprünglichen Ausrichtung her einige Mieter im Haus und hat hier das Pendant zum virtuellen Büro bieten können. Es wurden Büro-Räume mit Geschäftsadresse und eigenem Firmenschild im Empfangsbereich als komplettes Büropaket angeboten und genutzt.
Die Firma wurde 1996 gegründet.

Das Telefonaufkommen stieg stetig an

Schnell waren hier durch die aktive telefonische Presens der Kunden der Empfang überlastetet und wurde schnell erweitert. Um Telefonate weiterhin in einer ruhigen Atmosphäre annehmen zu können wurde der Telefonempfang aller Bürokunden schnell an ein spezialisiertes Team übergeben. Ein extra Büroraum wurde mit geräuschreduzierten Wänden und optimierten Headsets für die Annahme eingerichtet. Hier konnten unsere Bürokräfte optimal arbeiten und den Servicelevel halten.

Anforderungen an den Telefonservice wurden komplexer

Viele Kunden bedeuten viele Wünsche.

Da die verschiedensten Branchen im Hause vertreten waren und immer mehr wurden, kamen hier auch die verschiedensten Aufgaben auf den ausgelagerten Telefonempfang zu. Um hier weiterhin eine gute und funktionierende Struktur mit guten Ergebnissen bieten zu können reichten eingespielte Abläufe nicht mehr aus.

Durch die interne IT-Struktur hatten wir den Vorteil unsere Telefonbearbeitungs-Software komplett nach Kundenwünschen programmieren zu können. Dies zahlt sich noch heute aus.

Vor über 10 Jahren stellte dies eine enorme Erleichterung dar – Heute ist die EDV-gestützte Bearbeitung von Büroservice-Aufgaben nicht mehr wegzudenken.

Ein professionelles Gesamtkonzept für Büroservice-Kunden

Durch unsere Geschichte und Auslegung haben wir die Möglichkeit bekommen im kleinen Rahmen die Besonderheiten eines jeden Büroservice-Kunden kennen zulernen und darauf zu reagieren.

Dies ist eine ernorme Herausforderung, besonders im Hinsicht auf die Menge der Anrufe in Kombination mit dem gewohnten "persönlichen Büroservice“. Da unsere Kunden diesen bisher nur kannten gab es für uns keinen Spielraum für Kompromisse.
Um diese Büroatmosphäre und all ihre Eigenschaften weiterhin halten zu können mussten für die Telefonannahme eine große Gruppe von Mitarbeitern in kleine Büroteams aufgeteilt werden.
Heute erfolgt die Telefonbearbeitung tagsüber durch ca. 8-10 Personen welche an in einem Großraumbüro gemeinsam arbeiten.
Dieses Großraumbüro ist von der Ausrichtung her von Beginn an mit allen Kriterien als Call Center bzw. Contact Center aufgebaut. Die typischen Nachteile fallen hier Fällen weg.

Heute ist tel-inform eines der 30 größten Callcenter in Deutschland und bearbeitet mehrere Tausend Anrufe am Tag.

 

Weiterführende Informationen:

Büroservice - Wikipedia