Telefonservice, Büroservice und Sekretariatsservice von tel-inform

Eine Telefonassistentin unterstützt Unternehmer haupsächlich bei Telefonaten. Eingehende Anrufe werden angenommen und aktive Anrufe auf Zuruf durchgeführt. Jeder Unternehmer kämpft mit vielen Anrufen und Emails. Die Telefonassistentin hält den Fachkräften den Rücken frei und kümmert sich um die Kommunikation um Unternehmensalltag. So können sich diese auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren.

Telefonassistentinnen werden immer häufiger, da Unternehmensstrukturen immer deutlicher definiert werden. So werden für den Bereich der Telefonnahme eigene Mitarbeiter definiert. Diese Telefonassistenten kümmern sich bei mittelständischen und großen Unternehmen um die Bearbeitung des hohen Telefonaufkommens. Dieser Bereich wird meist als Telefonzentrale definiert und stellt die zentrale Schnittstelle der Kommunikation der Unternehmen dar.

Eine ordentliche Telefonbereitschaft sicherzustellen ist für jeden Unternehmer eine Herausforderung. Oft wünschen Kunden diese im Rahmen eines SLA (service level agreements). Dies sind spezielle Vereinbarungen, welche eine sichergestellte Telefonbereitschaft seitens des Auftraggebers definieren. Häufig findet man diese im Bereich Webjosting oder IT.

Auch der klassische Unternehmer setzt sich zwangsläufigerweise mit der eigenen Telefonbereitschaft seines Sekretariats auseinander. Eine einzelne Sekretärin kann den Telefondienst in den gesamten Kerngeschäftszeiten nur schwer abdecken. Sind die Wochenenden ebenfalls frequentiert kann eine einzelne Kraft an 6 Tagen in der Woche wenig ausrichten.

Abhilfe schafft hier die externe Telefonbereitschaft seitens eines externen Dienstleisters.

Ein Telefonsekretariat ist ein Aufgabenbereich im Unternehmen, welcher sich hauptsächlich mit Briefverkehr, Telefonservice und Organisation beschäftigt.

Die Telefonzentrale ist für die Annahme eingehender Telefonanrufe verantwortlich. Hier werden Anrufe zentral bearbeitet und an verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens weitergeleitet. Oft werden in der Telefonzentrale auch grundlegende Informationen, wie Öffnungszeiten, Ansprechpartner oder Kontaktdaten rausgegeben. In den klassischen KMU ist eine ordentliche Telefonzentrale aufgrund des hohen Anrufaufkommens zum Pflichprogramm geworden. Kleine Unternehmer helfen sich mit einer Telefonassistentin oder einem externen Telefonservice aus.