Zeitersparnis und Kostensenkung durch externen Telefonservice

Als Freiberufler oder Unternehmer einen externen Telefonservice für Stuttgart zu beauftragen, erfordert Vertrauen in den Dienstleister und seine Mitarbeiter. Zudem möchte man seinen regionalen Sitz auch anhand der Telefonnummer sichtbar für anrufende Kunden und Partner anzeigen. Die ortsgebundene Vorwahl Stuttgarts 0711 halten Auftraggeber aus der entsprechenden Region des Telefonservice-Anbieters tel-inform bei. Man weiß um die Bedeutung der regionalen Telefonnummer in Hinsicht auf das Empfinden von potentiellen Kunden, denn Service-Rufnummern wie 0180 oder 0900 werden nur sehr ungern gewählt, weil diese einen schlechten Ruf in der Bevölkerung genießen. Eine gewohnte Vorwahl in den Kontaktdaten vorzufinden schafft dagegen ein gewisses Grundvertrauen und erhöht die Bereitschaft, einen Anruf zu tätigen und sein Anliegen vorzutragen An diesem Punkt kommt tel-inform beziehungsweise kommen die versierten Mitarbeiter des Call Center für Stuttgart ins Spiel. Als Kunde des Dienstleisters werden Anrufe durch tel-inform angenommen und geführt – entsprechend der Vorgaben und des Auftrags. Auch Freelancer und Kleinstunternehmen aus Stuttgart können sich über tel-inform einen Sekretariatsservice einrichten.

Telefonservice, der sich bezahlt macht

Für einen externen Telefondienst sprechen gemessen am Bedarf verschiedene Punkte. Ein-Mann-Unternehmer präsentieren auf diese Weise ihre Professionalität, indem sie fortlaufend während der Geschäftszeiten erreichbar sind, auch wenn sie aus geschäftlichen Gründen verhindert sein mögen. Kleine und mittelständische Betriebe sparen dagegen Geld und Zeit ein. Anstatt das interne Sekretariat um eine Arbeitskraft zu erweitern oder Mitarbeiter durch Anrufe von Kernaufgaben ablenken zu lassen, übernimmt der Telefonservice diese Aufgabe. Große Unternehmen treffen beim Telefonservice für Stuttgart durch tel-inform eine durchdachte Arbeitsweise und Ressourcen an, die auch großes Telefonaufkommen bewältigen.

Kunden gut betreuen und binden

Als Unternehmer oder Freiberufler sollten auch Sie für Kunden möglichst telefonisch erreichbar sein, denn es bedeutet, ihren Bedürfnissen gerecht zu werden und sie gut zu betreuen. Dieses Serviceprinzip schlägt sich in einer guten Reputation und mündlichen Empfehlungen nieder. Damit Sie sich von Qualität, Höflichkeit und Kompetenz des Telefonservice für Stuttgart durch tel-inform überzeugen können, nehmen Sie am besten eine kostenlose Probewoche in Anspruch. Sieben Tage lang arbeitet das Call Center für Stuttgart für Sie umsonst, betreut Ihre Anrufer und teilt Ihnen die Details mit. Dafür füllen Sie das Anmeldeformular aus oder Sie rufen direkt bei tel-inform an. Innerhalb kurzer Zeit wird Ihre Rufumleitung eingerichtet und Ihr Auftrag genau nach Ihren Wünschen umgesetzt. Sie sind vollständig auf der sicheren Seite durch transparente Tarife zu Ihren Gunsten. Sagt Ihnen der Telefondienst trotz allem nicht zu, geben Sie Bescheid und der Service wird wieder eingestellt.

Der Wettbewerb zeige doch, dass „überschaubare, auf Kundenwünsche flexibel reagierende Unternehmen auf Dauer am Markt besonders erfolgreich sind”. Während die Telekom etwa ihr Callcenter in Wesel mit 200 Mitarbeitern auflöst, um an anderer Stelle noch größer zu werden, expandiert Sack „mit Augenmerk”.

Entstanden ist der Büroservice aus dem eigenen Bedarf heraus.
tel-inform hat von seiner ursprünglichen Ausrichtung her einige Mieter im Haus und hat hier das Pendant zum virtuellen Büro bieten können. Es wurden Büro-Räume mit Geschäftsadresse und eigenem Firmenschild im Empfangsbereich als komplettes Büropaket angeboten und genutzt.
Die Firma wurde 1996 gegründet.

Das Telefonaufkommen stieg stetig an

Schnell waren hier durch die aktive telefonische Presens der Kunden der Empfang überlastetet und wurde schnell erweitert. Um Telefonate weiterhin in einer ruhigen Atmosphäre annehmen zu können wurde der Telefonempfang aller Bürokunden schnell an ein spezialisiertes Team übergeben. Ein extra Büroraum wurde mit geräuschreduzierten Wänden und optimierten Headsets für die Annahme eingerichtet. Hier konnten unsere Bürokräfte optimal arbeiten und den Servicelevel halten.

Anforderungen an den Telefonservice wurden komplexer

Viele Kunden bedeuten viele Wünsche.

Da die verschiedensten Branchen im Hause vertreten waren und immer mehr wurden, kamen hier auch die verschiedensten Aufgaben auf den ausgelagerten Telefonempfang zu. Um hier weiterhin eine gute und funktionierende Struktur mit guten Ergebnissen bieten zu können reichten eingespielte Abläufe nicht mehr aus.

Durch die interne IT-Struktur hatten wir den Vorteil unsere Telefonbearbeitungs-Software komplett nach Kundenwünschen programmieren zu können. Dies zahlt sich noch heute aus.

Vor über 10 Jahren stellte dies eine enorme Erleichterung dar – Heute ist die EDV-gestützte Bearbeitung von Büroservice-Aufgaben nicht mehr wegzudenken.

Ein professionelles Gesamtkonzept für Büroservice-Kunden

Durch unsere Geschichte und Auslegung haben wir die Möglichkeit bekommen im kleinen Rahmen die Besonderheiten eines jeden Büroservice-Kunden kennen zulernen und darauf zu reagieren.

Dies ist eine ernorme Herausforderung, besonders im Hinsicht auf die Menge der Anrufe in Kombination mit dem gewohnten "persönlichen Büroservice“. Da unsere Kunden diesen bisher nur kannten gab es für uns keinen Spielraum für Kompromisse.
Um diese Büroatmosphäre und all ihre Eigenschaften weiterhin halten zu können mussten für die Telefonannahme eine große Gruppe von Mitarbeitern in kleine Büroteams aufgeteilt werden.
Heute erfolgt die Telefonbearbeitung tagsüber durch ca. 8-10 Personen welche an in einem Großraumbüro gemeinsam arbeiten.
Dieses Großraumbüro ist von der Ausrichtung her von Beginn an mit allen Kriterien als Call Center bzw. Contact Center aufgebaut. Die typischen Nachteile fallen hier Fällen weg.

Heute ist tel-inform eines der 30 größten Callcenter in Deutschland und bearbeitet mehrere Tausend Anrufe am Tag.

 

Weiterführende Informationen:

Büroservice - Wikipedia

Im Fokus des Büroservice hier die Telefonannahme bzw. der Telefonservice.
An die Annahme des Telefons sind in den meisten Fällen mehrere Aufgaben geknüpft. Der Anrufer hat ein Anliegen und möchte in der Regel sofort eine Auskunft, einen Termin oder eine Information weitergeben.
Der Büroservice von tel-inform übernimmt Ihre Aufgaben, welche direkt am Telefon bearbeitet werden können.

1. Ein professioneller Büroservice bietet z.B. folgende Möglichkeiten:
   • Telefonannahme bzw. ausrichten von Rückrufbitten
   • Terminvereinbarungen über Onlinekalender
   • Bestellannahme über eigene oder fremde Datenbanken
   • Weitergabe von Auskünften per Mails, SMS oder Fax
   • Übernahme der Telefonzentrale mit Anrufweiterleitung und Mailbenachrichtigung

Weitere individuelle Anforderungen Ihres Büros können in einem persönlichen Gespräch definiert werden. Zu jedem Vorgang in Ihrem ausgelagerten Büro bekommen Sie auf Wunsch eine Information.


2. Weitere Bürodienstleistungen welche an einen Bürodienst ausgelagert werden können:
   • Schreiben von Briefen / Tippservice
   • Versand von Briefen, Unterlagen, Broschüren oder Werbematerial
   • Posteingang und Bearbeitung
   • Übersetzungsservice (Fachübersetzungen)
   • Schreibservice, Diktierservice
   • Beschaffung der Büromittel
   • Geschäftsadresse

Um einen möglichst hohen Nutzen unserer Büroservices für unsere Kunden bieten zu können sind diese speziell auf die verschiedensten Anforderungen angepasst und verbessert worden.
Durch die verschiedenen Branchen unsere Auftraggeber waren wir angehalten auch verschiedene Lösungswege zur Verfügung zu stellen. Nicht nur der klassische Rückruf-Service war gefragt sondern nach und nach alle Aufgaben rund um das Telefon.

Klare Vorteile welche zu einem perfekten Gesamtbild beitragen:

• Langfristig angestellte Bürokräfte mit extrem niedriger Fluktuation
  • Flexible und zuverlässige Mitarbeiter
  • Feste Teams mit hoher Motivation
  • Schulungen vor Projektstart
• Persönliche Atmosphäre durch kleine Büroteams
  • Kleinste Teams zur Umsetzung eines persönlichen Büroservices
  • Komplexe Büroaufgaben durch kleinen Mitarbeiterkreis möglich
  • Anrufer haben das Gefühl im Büro des Unternehmens auszukommen
• Selbst programmierte Software für individuelle Lösungen
  • Software für verschiedenste Branchen, Aufgaben und Lösungen
  • Verschiedenste Procedere möglich
  • Schnelle Anrufbearbeitung mit optimiertem Workflow
• Sicherste Hardware durch redundant aufgebaute Systeme
  • Moderne IT mit mehreren Sicherungssystemen
  • Büroservice-Software ist nicht von extern zugänglich
  • 99,99 % Ausfallsicherheit der ITK - Struktur

Freundliche und geschulte Mitarbeiter sind für uns selbstverständlich - schließlich sind wir der erste Kontakt zu Ihren Kunden.

Modernste Technik zur Verwaltung der Anrufe und Kundenbetreuung steht Ihnen 24 Stunden am Tag zur Verfügung..

Sie erhalten eine persönliche Rufnummer zur Rufumleitung zugeteilt. Diese Rufnummer ist nur Ihnen bekannt und dient der Identifikation der eingehenden Anrufe.

Unser Serviceteam können Sie ganz bequem per E-Mail kontaktieren. Allgemeine Fragen und spezifische Wunsche können Sie so jederzeit an uns richten - zu jeder Tageszeit von jedem Ort.